یک سال و اندی پیش بنا به نیاز تصمیم گرفتم کمی مهارت های مرتبط با “مدیریت پروژه” را فرا بگیرم. به همین خاطر کتاب “مدیریت پروژه برای غیر مدیران پروژه” را تهیه کردم. اما یک سال کتاب در گوشه قفسه افتاد و سر انجام چند روز پیش این کتاب را مطالعه کردم. و وقتی کتاب را تمام کردم گفتم چقدر بهتر می شد که همان سال قبل این کتاب را می خواندم. به همین خاطر تصمیم گرفتم یک یادداشت در مورد این کتاب بنویسم.
چرا کتاب ” مدیریت پروژه برای غیر مدیران پروژه” را پیشنهاد می کنم؟
نمی خواهم بگویم این یک کتاب استثنایی و یا فوق العاده است، خیر، اما می توان گفت که کتاب مناسبی است، اما در یک حوزه بسیار مهم. این اهمیت موضوع “مدیریت پروژه” است که به خاطرش پیشنهاد می کنم این کتاب را بخوانید، چون مهارتی است که همه به آن احتیاج داریم. اما دلیل این که این کتاب را پیشنهاد می کنم این است که مخاطب این کتاب و موضوع این کتاب اصلا مدیران پروژه نیست، بلکه دقیقا برای افراد عادی نوشته شده است. زندگی ما پر از پروژه هاست ( کافیست کمی دقت کنید، سپس اکثر کارهای زندگی تان را در قالب یک پروژه می بینید)، پس بهتر است مهارت مدیریت آن هارا فرا بگیریم.
مدیریت پروژه، مهارتی که همه به آن نیاز داریم.
واژه مدیریت پروژه کمی ثقیل به نظر می رسد، احتمالا بسیاری هم احساس کنند که مدیریت پروژه مختص مدیرانی است که پروژه های بزرگ نظیر پروژه های صنعتی یا عمرانی را پیش می برند و در دفاتر مدیریت پروژه نشته اند و در حال بررسی های دقیق و کار با داشبورد های پر جزئیات هستند. اما واقعیت این است که بسیاری از فعالیت های زندگی ما یک پروژه است. تمام فعالیت های دانشگاهی تان، تمام برنامه های تفریحی برای آخر هفته ها و کلی موارد دیگر.
پس اگر می شود پروژه های بسیار سنگین را مدیریت کرد، پس چرا ما در انجام برخی کار های کوچک، مثل همین فعالیت های دانشگاهی و سفر ها و … گاهی اینقدر ناموفق هستیم؟ بهتر نیست همین فعالیت هارا نیز به چشم یک پروژه ببینیم و آن هارا مدیریت کنیم؟ این همان مهارتی است که همانطور که از نام کتاب، مدیریت پروژه برای غیر مدیران پروژه، مشخص است به آن نیاز داریم.
پروژه چیست؟
پروژه اقدامی است که در یک بازه زمانی مشخص، باید به یک هدف برسیم. این هدف می تواند یک نتیجه ( انجام تکالیف، پیش برد یک تحقیق و …)، یک محصول ( یک آسمان خراش، یک غذا و …) یک خدمت ( برگزاری کلاس آموزشی، طراحی سایت و …) و سایر چیز ها باشد.
هر پروژه یک زمان شروع دارد و یک زمان پایان، یک نتیجه است که باید به آن برسیم و یک سری منابع محدود هم داریم. هنر این است که در بازه زمانی مد نظر، به نتیجه دلخواه و یا بهتر از آن برسیم، آن هم در بهینه ترین حالت استفاده از منابعی که در اختیار داریم.
اگر این ویژگی ها را در نظر بگیرید احتمالا بسیاری از کار ها برایتان یک پروژه می شود.
معرفی و چکیده کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیران پروژه
مدیریت پروژه یک شغل نیز هست، از قضا شغل بسیار دشوار هم هست. مدیران پروژه باید پروژه ها را در موعد مقرر، با کیفیت مد نظر، و استفاده از منابع به صورت بهینه به سرانجام برسانند. این مدیران پروژه احتمالا ( حداقل این که امیدواریم) آموزش های رسمی و حرفه ای برای این موضوع را گذرانده اند. اما ما اگر بخواهیم پروژه های غیر رسمی خودمان (وظایفی که فرم پروژه دارند) را مدیریت کنیم، یک در مناسب از مدیریت پروژه می تواند به ما کمک کند، موضوعی که هدف کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیران پروژه است.
مدیریت پروژه غیر رسمی
این کتاب به مدیریت پروژه های غیر رسمی می پردازد، پروژه هایی که شما به صورت رسمی به عنوان مدیر پروژه آن ها انتخاب نشده اید و قدرت و اختیار رسمی ای نیز ندارید. یک تفاوت مهم میان پروژه های رسمی و پروژه های غیر رسمی وجود دارد، در پروژه های رسمی بسیاری از زیر مدیر پروژه، از او حساب می برند، حرف شنوی نسبتا بهتری دارند، می دانند که باید خوب کار کنند. اما در پروژه های غیر رسمی چنین نیست، شاید همگروهی شما در دانشگاه به شما و این پروژه چندان اهمیتی ندهد، یا اصلا وسط کار، پروژه را رها کند و هزاران مشکل دیگر. اینجا شما رئیس او نیستید و اتفاقا مدیریت شاید سخت تر نیز بشود.
مردم + فرایند = موفقیت
عبارت بالا که عنوان دومین فصل از کتاب نیز هست بیان می کند که در مدیریت پروژه دو وظیفه داریم، وظیفه اول رهبری مردم و وظیفه دوم مدیریت فرایند ها.
در واقع در پروژه ها، یک سری افراد، باید یک سری کارها یا فرایند هارا انجام دهند. پس هم باید فرایند ها به خوبی طراحی و مدیریت شوند و هم باید افراد به خوبی رهبری شوند تا این فرایند ها را به خوبی انجام دهند. بسیاری به نقش رهبری در مدیریت پروژه دقت نمی کنند. اما این موضوع بسیار اهمیت دارد. این کتاب چهار رفتار بنیادی برای رهبری افراد و پنج گروه فرایندی را برای مدیریت فرایند های پروژه معرفی می کند.
چهار رفتار بنیادی برای رهبری مردم
چهار رفتار ساده اما بسیار تاثیر گذار عبارت اند از:
- احترام گذاشتن
- اول گوش دادن
- شفاف سازی انتظارات
- پاسخگو بودن
شما باید همیشه با احترام برخورد کنید، باید به صحبت های افراد گوش دهید، انتظاراتتان را شفاف منتقل کنید و در مقابل آن ها و ذینفعان پاسخگو باشید. همین اصول ساده می تواند کاری کنند که افراد درگیر پروژه، بیشترین تلاششان را برای پروژه شما انجام دهند. کتاب با روایت هایی از پروژه ها به خوبی این موارد را توضیح می دهد.
پنج گروه فرایندی برای مدیریت فرایند های پروژه
تقریبا می توان همه پروژه ها را به پنج مرحله زیر تقسیم بندی کرد.
- آغاز
- برنامه ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- خاتمه
از اسم ها مشخص است که هر کدام چه می خواهند بگویند. کتاب نیز در پنج فصل به توضیح و ویژگی های هر مرحله می پردازد. همچنین مهارت ها و ابزار هایی را که در هر مرحله به آن نیاز است را معرفی می کند. در هر فصل کتاب سناریو هایی را نیز می آورد که بتوانید به صورت داستانی نیز این مراحل و مهارت های مورد نیازش را در خاطر بسپارید.
آغاز
بسیاری شروع یک پروژه را برنامه ریزی در نظر می گیرند و همان ابتدا می نشینند و یک زمان بندی در نظر گرفته و یا از نرم افزار هایی مثل Microsoft Projects استفاده می کنند و … اما واقعیت این است که قبل از آن نیز یک مرحله است که باید به خوبی انجام شود و آن مرحله آغاز است.
در مرحله ی آغاز شما باید پروژه را درک کنید. باید پروژه برای شما و برای ذی نفعان به صورت کامل شفاف شود. من سال ها طراحی وبسایت انجام می دادم، کاری که کاملا یک پروژه است. چالش اصلی در همین مرحله است. زیرا کارفرما همیشه توضیحاتی را در مورد وبسایتی که میخواهد ارائه می کند، اما وقتی سایت تکمیل می شود معقد است که وبسایت آنچه او میخواهد نیست.
در مرحله ی آغاز هدف این است که پروژه کاملا شفاف شود و همه بدانیم که قرار است چه کاری را انجام دهیم، با چه هزینه ای و استفاده از چه منابعی و در چه زمانی و جه نتجیه ای مطلوب است.
برنامه ریزی
برنامه ریزی در مدیریت پروژه یکی از دشوار ترین بخش هاست که باید به خوبی انجام شود. در این مرحله شما باید با توجه به چیزی که در مرحله ی اول فهمیده اید، وظایفی که باید انجام شود، ترتیب آن ها و زمان بندی اجرای آن ها را در بیاورید و آن هارا منظم کنید. کتاب در این بخش با روشی ساده به شما کمک می کند که به خوبی بتوانید به این وظایف برسید و برنامه مورد نیاز را تنظیم کنید و بودجه ای که نیاز است را نیز براورد کنید.
اجرا
احرا کمی ساده به نظر می رسد، چون فکر می کنیم حالا که برنامه روی کاغذ مشخص است پس باید صرفا آن هارا انجام داد، اما واقعیت اینگونه نیست، حداقل در دنیای واقعی اینگونه نیست. در اجرا نیز شما به مهارت هایی نیاز دارید که پروژه شما را در مسیر نگه دارد و به خوبی آن هارا انجام دهید. کتاب برای این به جلسه های پاسخگویی تیمی و برنامه مکالمات می پردازد که می تواند به شما در اجرای پروژه کمک کند.
نظارت و کنترل
پروژه ها هر لحظه ممکن است از مسیر خود خارج شود، اما شما برای پروژه خود فقط یک مسیر در ذهن دارید و باید آن را در آن مسیر هدایت کنید تا به همان نتیجه ای که میخواهید برسید، در غیر این صورت به هرجایی که برسید یک شکست خواهد بود. کتاب در این بخش اهمیت مطلع نگه داشتن ذی نفعان و مدیریت محدوده پروژه را به شما یاد می دهد که بتواند از آن ها در پروژه های خود بهره بگیرید.
خاتمه
شاید خیلی از ماها حتی ندانیم که خاتمه نیز یک مرحله جداگانه است، در واقع فکر می کنیم هرکجا که اجرا تمام شود، پروژه نیز به پایان رسیده است، دقیقا شبیه نقطه آخر خط.
اما واقعیت این نیست، خاتمه مرحله ای است که شما مطمئن می شوید در آینده چالشی در مورد این پروژه نخواهید داشت( مثلا وظیفه ی انجام نشده و یا کارگری که حقوق نگرفته باشد و …) و همچنین به شما کمک می کند که پروژه های بعدی را بهتر به پیش ببرید.
شما باید از هر پروژه یادگیری داشته باشید. این یادگیری در این مرحله اتفاق می افتد، پس اگر به این مرحله توجه کنید، پروژه به پروژه حرفه ای تر می شوید.
سخن آخر
پروژه ها زندگی مارا پر کرده و مارا به خودشان مشغول کرده اند. پس چرا مهارت مدیریت آن ها را فرا نگیریم؟ هنگامی که صحبت از مدیریت پروژه می افتد به موضوعات سخت و پیچیده فکر نکنید، بلکه کافیست اصولی را پیش روی خودتان داشته باشید که به شما کمک کند این پروژه ها را بهتر انجام دهید. تصور کنید که مهارتی به شما این امکان را بدهد که بسیاری از کارهایتان را بهتر و راحت تر انجام دهید، آیا ارزش فراگیری ندارد؟
این کتاب را پیشنهاد می کنم بخوانید، چون زبانی ساده دارد و دقیقا هم برای همین پروژه های ساده و روزمره نوشته شده است که زندگی مارا احاطه کرده است. چون موضوع مدیریت پروژه مهم است، چون ما می توانیم خودمان را بهتر کنیم.
درباره کتاب و سپاس گذاری
این کتاب را سید آرمین میرحسینی به فارسی ترجمه کرده است و انتشارات آریاناقلم منتشر کرده است. با سپاس از آقای میرحسینی و هم از انتشارات آریانا قلم